Hochtakt

Für SHK-Betriebe

Weniger Papier pro Wärmepumpe.

Hochtakt automatisiert die Büroarbeit rund um den Heizungstausch: Anfragen sortieren, Förderunterlagen einsammeln, den Netzbetreiber vorbereiten, die Übergabemappe erstellen. Ihr Büro telefoniert weniger hinterher, Ihre Monteure schreiben abends keine Protokolle mehr. Ihr Team gibt frei, Sie behalten Ihre Software.

  • Audit kostenlos
  • Monatlich kündbar
  • Ohne Softwarewechsel
Wärmepumpen-AnfrageBeispiel
Sa 19:40

Anfrage über die Website, PLZ 76137

Wärmepumpe statt Ölheizung, gibt es Förderung?

Unser Ölkessel ist von 1996. Wir wohnen selbst im Haus. Foto vom Typenschild anbei.

  1. EingangFormular, Sa 19:40
  2. AnliegenWärmepumpe im Bestand
  3. TypenschildÖlkessel, Bj. 1996
  4. Nutzungselbst bewohnt
  5. Vor-Ort-Terminvorgemerkt, Wartezeit mitgeteilt
Mo 07:30: 18 neue Anfragen. 7 vollständig für den Vor-Ort-Termin, 6 mit Rückfrage, 3 Wartungen, 2 Absagen zur Freigabe.

Ihr Mehrwert

Was Sie von der Zusammenarbeit haben.

Vier Dinge, die sich für Ihr Unternehmen ändern. Jeweils mit einem Beispiel aus unseren Projekten.

Das Problem

Die Nachfrage ist da. Der Engpass sitzt im Betrieb.

Wärmepumpen sind gefragt, die Auftragsbücher sind voll. Doch jeder Heizungstausch zieht Papier nach sich: Förderung, Netzbetreiber, Nachweise. Das Büro wird zum Engpass, und neue Monteure sind schwer zu finden.

Vorher und nachher

Weniger hinterhertelefonieren, mehr fertige Vorgänge.

So sieht der Heizungstausch in vielen Betrieben aus. Und so, wenn ein fester Partner die Büroarbeit mit Ihrem Team automatisiert.

Vorher

Jede Wärmepumpe zieht Papier nach sich.

Anfragen kommen über Telefon, WhatsApp und Formular, oft ohne Verbrauch und Fotos. Angebote entstehen am Abend. Danach folgen Förderung, Netzbetreiber und Nachweise, alles von Hand.

  • Anfragen ohne Verbrauch und Fotos
  • Vor-Ort-Termine, aus denen nichts wird
  • Anrufe: Wann kommt die Zusage?
  • Netzbetreiber und Smart Meter zu spät
  • Nachweise fehlen, der Zuschuss verzögert sich
  • Wartungsvertrag nicht nachgefasst

Nachher

Ein Partner an der Seite Ihres Büros.

Hochtakt automatisiert die Schritte rund um den Heizungstausch, baut die Apps, die Ihnen fehlen, und betreibt alles für Sie. Ihr Team prüft und gibt frei.

  • Anfrage mit Verbrauch, Fotos und PLZ
  • Vor-Ort-Termin nur, wenn es passt
  • Montage erst nach Förderzusage freigegeben
  • Netzbetreiber-Daten vollständig vorbereitet
  • Übergabemappe am Tag der Inbetriebnahme
  • Wartungsvertrag nach der Inbetriebnahme angeboten

Sie behalten Ihre Branchensoftware. Wir bauen die Schicht drumherum und übernehmen auf Wunsch auch Ihr Marketing.

Alle Leistungen von Hochtakt

Kostenloses Audit

Erst der Ist-Zustand, dann der Plan.

Bevor wir etwas anbieten, schauen wir uns Ihren Betrieb an. Abläufe, Marketing und Recruiting, in einem Termin.

  1. 01Ist-AnalyseWo Ihr Team heute Zeit verliert und wo Anfragen und Förderunterlagen liegen bleiben.
  2. 02Die 3 größten HebelWas sich bei Ihnen zuerst lohnt, bei Prozessen und im Marketing.
  3. 03Fahrplan mit AufwandWelche Schritte in welcher Reihenfolge, mit Zeitbedarf auf Ihrer Seite.
  • 60 Min. per Video
  • Schriftliche Zusammenfassung
  • Kostenlos und unverbindlich
Kostenloses Audit anfragen
AuditIhre VerwaltungWas wir anschauen
  • Prozesse

    • Anfragen
    • Vor-Ort-Termin
    • Förderung
    • Netzbetreiber
    • Inbetriebnahme
    • Wartung
  • Marketing

    • Website
    • Google-Profil
    • Bewertungen
    • Anfragen
  • Recruiting

    • Karriereseite
    • Stellenanzeigen
    • Bewerbungen

Die Lösung

5 Abläufe rund um den Heizungstausch.

Jede Automation ist ein Paket mit festem Umfang. Sie starten mit einer und bauen aus, wenn sie läuft.

Kostenloses Audit anfragen
01Aufwand M · ca. 2 Wochen

Wärmepumpen-Anfrage mit Vorqualifizierung

Ihr Team fährt nur noch zu Vor-Ort-Terminen, aus denen etwas werden kann.

Ersparnis · Beispielrechnung10–20 h pro Monat

Wärmepumpen-Anfrage mit Vorqualifizierung

Ihr Team fährt nur noch zu Vor-Ort-Terminen, aus denen etwas werden kann.

Auslöser: Anfrage kommt über Website, WhatsApp oder Formular.

  1. 1Geführte Fragen: PLZ, Baujahr, Wohnfläche, Verbrauch (m³ Gas, Liter Öl oder kWh), Heizkörper oder Fußbodenheizung, selbst bewohnt
  2. 2Frage, ob die alte Heizung noch läuft, bei einem Ausfall geht die Anfrage sofort ans Büro statt auf die Warteliste
  3. 3Fotos von Typenschild, Zählerschrank und Aufstellort, Hersteller, Modell und Baujahr werden vom Typenschild ausgelesen
  4. 4Grober Heizlast-Richtwert aus dem Verbrauch, nur als interne Plausibilitätsprüfung
  5. 5Die raumweise Heizlast nach DIN EN 12831 rechnet weiter Ihr Team
  6. 6Für Anfragen außerhalb des Einzugsgebiets liegt eine freundliche Absage zur Freigabe bereit
  7. 7Passende Anfragen kommen auf Ihre Liste für den Vor-Ort-Termin, der Kunde bekommt sofort eine Eingangsbestätigung mit Ihrer aktuellen Wartezeit und, falls Sie eine nehmen, Ihrer Pauschale für den Termin
  8. 8Die vollständige Anfrage geht mit Fotos in Ihre Branchensoftware oder Ihr Postfach, bei HERO direkt per Schnittstelle

Ergebnis: Weniger Leerfahrten. Jede Anfrage ist vollständig, bevor jemand zurückruft.

Ersparnis · Beispielrechnung
10–20 h pro Monat
weniger Rückrufe und Leerfahrten (Annahme, je Betrieb nachrechnen)
  • Website
  • WhatsApp Business
  • Branchensoftware
  • Outlook
02Aufwand M–L · 3–4 Wochen

Förder-Lotse KfW 458

Kein Montageteam fährt zu einer Baustelle ohne Zusage. Ihr Büro sieht auf einen Blick, bei wem BzA, Antrag oder Zusage fehlen.

Ersparnis · Beispielrechnung10–25 h pro Monat

Förder-Lotse KfW 458

Die Förderschritte laufen in fester Reihenfolge. Ein Montagetermin wird erst fest, wenn die Zusage hochgeladen ist.

Auslöser: Der Kunde will das Angebot annehmen.

  1. 1Vertragsentwurf aus Ihrer Vorlage, schon bei Unterschrift mit der aufschiebenden oder auflösenden Bedingung der Förderzusage und dem voraussichtlichen Umsetzungsdatum, denn nachträglich darf die Bedingung nicht ergänzt werden
  2. 2Checkliste mit den Daten aus dem Angebot für die Bestätigung zum Antrag (BzA), die Ihr Betrieb bei der KfW ausstellt
  3. 3Anleitung Schritt für Schritt für den Kunden, mit seiner BzA-ID für den Antrag
  4. 4Der Kunde meldet den Antrag per Link und lädt dort seine Zusage aus „Meine KfW“ hoch
  5. 5Fehlt die Zusage eine Woche nach dem Antrag, bekommt er eine Erinnerung, danach meldet sich Ihr Büro
  6. 6Montagetermin erst nach der Zusage: Ihr Team bekommt die Freigabe-Aufgabe, sobald sie hochgeladen ist
  7. 7Nach der Inbetriebnahme: Erinnerung an die Bestätigung nach Durchführung (BnD) und den Rechnungsupload

Ergebnis: Kein Montageteam fährt zu einer Baustelle ohne Zusage. Ihr Büro sieht auf einen Blick, bei wem BzA, Antrag oder Zusage fehlen.

Ersparnis · Beispielrechnung
10–25 h pro Monat
weniger Nachfragen und Nacharbeit bei Unterlagen, stark abhängig von der Zahl der Anlagen (Annahme, je Betrieb nachrechnen)
  • Vertragsvorlage
  • Checkliste
  • Upload-Link
  • E-Mail
03Aufwand M · 2–3 Wochen

Netzbetreiber- und Zählerpaket

Ein vorausgefülltes Datenpaket und ein klarer Status. Die Meldung im Portal macht, wer beim Netzbetreiber als Installateur eingetragen ist: Ihr Team oder Ihr Elektro-Partner.

Ersparnis · Beispielrechnung4–8 h pro Monat

Netzbetreiber- und Zählerpaket

Der Zählerschrank ist früh geprüft, die Meldung an den Netzbetreiber vorbereitet, bevor die Wärmepumpe kommt.

Auslöser: Fotos vom Zählerschrank liegen vor, das Datenpaket folgt mit der Förderzusage.

  1. 1Schon bei der Anfrage geht das Foto vom Zählerschrank an Ihren Elektriker, damit ein nötiger Umbau nach TAB früh im Angebot steht
  2. 2Daten für die Meldung beim Netzbetreiber vor der Inbetriebnahme (bei mehr als 4,2 kW Netzbezugsleistung als steuerbare Verbrauchseinrichtung nach § 14a EnWG): Gerät, Leistung, Zähler
  3. 3Die Zählernummer wird vom Foto des Zählers ausgelesen, die Marktlokations-ID von der Stromrechnung
  4. 4Übergabe des Datenpakets an den Elektrobetrieb, der die Meldung macht
  5. 5Statusliste je Netzbetreiber: gemeldet, bestätigt, Zähler gesetzt
  6. 6Bei steuerbaren Geräten: Hinweis an den Kunden zur Modulwahl für reduzierte Netzentgelte

Ergebnis: Ein vorausgefülltes Datenpaket und ein klarer Status. Die Meldung im Portal macht, wer beim Netzbetreiber als Installateur eingetragen ist: Ihr Team oder Ihr Elektro-Partner.

Ersparnis · Beispielrechnung
4–8 h pro Monat
weniger Suchen und Nachfragen, abhängig von der Zahl der Anlagen (Annahme, je Betrieb nachrechnen)
  • Foto
  • Checkliste
  • E-Mail
  • Statusliste
04Aufwand M · 2–3 Wochen

Inbetriebnahme- und Nachweismappe

Protokoll und Übergabemappe sind am selben Tag fertig. Fehlende Förder-Nachweise stehen auf einer Liste, statt vergessen zu werden.

Ersparnis · Beispielrechnung8–15 h pro Monat

Inbetriebnahme- und Nachweismappe

Am Tag der Inbetriebnahme sind Protokoll und Übergabemappe fertig. Fehlende Förder-Nachweise werden nachgehalten, bis alles da ist.

Auslöser: Der Monteur schickt bei der Inbetriebnahme eine Sprachnachricht und Fotos.

  1. 1Gerät und Seriennummer kommen vom Foto des Typenschilds, Einstellwerte und Vorlauftemperatur aus der Sprachnachricht oder dem Export der Hersteller-App
  2. 2Daraus entsteht das Inbetriebnahmeprotokoll, mit der Bestätigung, dass die digitale Schnittstelle aktiviert und für das intelligente Messsystem anschlussfähig ist
  3. 3Angehängt wird, was die Förderung verlangt: VdZ-Formular zum hydraulischen Abgleich (Verfahren B), JAZ-Nachweis nach VDI 4650 und Herstellernachweis
  4. 4Übergabemappe für den Kunden mit Protokoll, Fotos der Außeneinheit, Anleitung, Daten für die BnD und Rechnung
  5. 5Vor der Inbetriebnahme: Erinnerung an den Antragsteller, das intelligente Messsystem beim Messstellenbetreiber zu bestellen, bei steuerbaren Wärmepumpen samt Steuerungseinrichtung (für die Förderung spätestens bis zur Inbetriebnahme oder Abnahme)
  6. 6Die Eingangsbestätigung des Messstellenbetreibers kommt als Förder-Nachweis in die Mappe
  7. 7Rechnungsentwurf als PDF für selbstnutzende Privatkunden, als E-Rechnung (ZUGFeRD) für Firmenkunden, Vermieter und Eigentümergemeinschaften

Ergebnis: Protokoll und Übergabemappe sind am selben Tag fertig. Fehlende Förder-Nachweise stehen auf einer Liste, statt vergessen zu werden.

Ersparnis · Beispielrechnung
8–15 h pro Monat
weniger Abtippen und Nachfordern, dazu schnellerer Zahlungseingang (Annahme, je Betrieb nachrechnen)
  • Sprachnachricht
  • Fotos
  • PDF
  • ZUGFeRD
05Aufwand S · 1–2 Wochen

Wartung und Kundendienst

Wartungsverträge werden angeboten statt vergessen. Notfälle sind sofort erkennbar.

Ersparnis · Beispielrechnung5–10 h pro Monat

Wartung und Kundendienst

Nach der Inbetriebnahme folgt das Wartungsangebot. Störungen kommen sortiert an.

Auslöser: Die Inbetriebnahme ist abgeschlossen oder eine Störung wird gemeldet.

  1. 1Nach der Inbetriebnahme wird ein Wartungsvertrag vorbereitet, Ihr Team gibt das Angebot frei
  2. 2Fällige Wartungen werden nach PLZ zu Touren gebündelt, der Kunde bestätigt nur noch den vorgeschlagenen Termin
  3. 3Störungsmeldung per Formular oder WhatsApp, mit Foto von Fehlercode oder Display
  4. 4Fehlercode und Gerätemodell werden vom Foto ausgelesen
  5. 5Heizung aus oder kein Warmwasser kommt ganz oben auf die Liste und wird dem Bereitschaftsdienst gemeldet, Wartungskunden zuerst
  6. 6Ist für die Anlage ein Fernzugriff des Herstellers hinterlegt, steht das beim Auftrag, damit der Kundendienst vor der Anfahrt prüfen kann
  7. 7Der Auftrag geht mit Fotos in Ihre Branchensoftware oder Ihr Postfach
  8. 8Nach dem Einsatz bekommt der Kunde die Bitte um eine Bewertung

Ergebnis: Wartungsverträge werden angeboten statt vergessen. Notfälle sind sofort erkennbar.

Ersparnis · Beispielrechnung
5–10 h pro Monat
weniger Telefon und Rückfragen, dazu planbare Wartungstermine (Annahme, je Betrieb nachrechnen)
  • WhatsApp Business
  • Fotos
  • Tourenliste
  • Branchensoftware

Custom Apps

Wo Zettel und Excel aufhören, bauen wir die App.

Manche Abläufe brauchen eine eigene Oberfläche. Wir bauen sie passend zu Ihrem Betrieb und verbinden sie mit Ihren Automationen.

  • App für den Vor-Ort-TerminHeizkörper, Aufstellort und Zählerschrank per Checkliste und Foto erfassen. Die Daten sind sofort bei Planung und Angebot.
  • Kundenportal mit FörderstatusKunden sehen Termin und Unterlagen und melden Antrag und Zusage selbst. Weniger Anrufe im Büro.
  • Wartungsprotokoll per HandyWartung per Checkliste abhaken. Protokoll und Folgetermin entstehen automatisch.

Marketing

Erst Monteure, dann Aufträge.

Aufträge haben viele SHK-Betriebe gerade genug. Es fehlen Anlagenmechaniker, die sie einbauen. Marketing hilft bei beidem: Bewerbungen von Monteuren und Azubis, und Aufträge, die zu Ihnen passen, wenn die Nachfrage wieder schwankt.

Passende Aufträge gewinnen

Wer eine Wärmepumpe, ein neues Bad oder einen Wartungsvertrag sucht, schaut zuerst online. Ihr Betrieb soll dann gefunden werden, mit den Aufträgen, die Sie wollen.

  • WebsiteZeigt Ihre Leistungen, Referenzen und Ihr Einzugsgebiet.
  • Google-UnternehmensprofilGepflegt, damit Kunden Sie in Ihrer Region finden.
  • BewertungenNach Inbetriebnahme oder Wartung automatisch um eine Bewertung bitten.
  • Anfrage-StreckeMit Verbrauch, Fotos und PLZ. Alles, was Sie für den Vor-Ort-Termin brauchen.

Monteure und Azubis gewinnen

Gute Anlagenmechaniker suchen selten aktiv. Sie müssen von Ihnen hören und sich schnell bewerben können.

  • KarriereseiteZeigt, was Monteure wirklich fragen: Touren nah am Wohnort, wie oft Bereitschaft ansteht, Fahrzeug, Schulungen zur Wärmepumpe.
  • Recruiting-KampagnenAnzeigen in sozialen Netzwerken, gezielt in Ihrer Region.
  • Bewerbung in 60 SekundenOhne Lebenslauf, direkt vom Handy. Sie melden sich zurück.
  • Bewerber-StatusNeu, Termin, Probearbeiten, Zusage. Sie sehen auf einen Blick, wer wartet.

Passt zu Ihrer Software

Sie behalten Ihre Software. Wir docken an.

Viele SHK-Betriebe arbeiten mit einer Branchensoftware für Angebote, Aufträge und Kundendienst. Wir verbinden sie per Schnittstelle, per Import und Export oder direkt auf Mail-Ebene.

  • LabelImport + ExportAngebotsentwürfe und Vorgänge über Import und Export in gängigen Branchenformaten.
  • pdsSchnittstelle auf Anfragepds nennt eine API-Anbindung, die Doku liegt im Kundenportal. Ob sie für Ihren Ablauf passt, prüfen wir im Audit.
  • TopKontorImport + ExportEntwürfe per Import, abgeschlossene Vorgänge per Export für Mappe und Rechnung.
  • TaifunImport + ExportDaten für Angebote und Aufträge per Import, Vorgänge per Export für Förderunterlagen und Übergabemappe.
  • STREITImport + ExportAustausch über Formate, die STREIT nennt, zum Beispiel GAEB für Leistungsverzeichnisse und ZUGFeRD für Rechnungen.
  • MOS'aik (Moser)Import + ExportAustausch über die Formate, die MOS'aik unterstützt, etwa GAEB für Leistungsverzeichnisse. Was genau geht, prüfen wir im Audit.
  • HEROAPIAnfragen gehen über die dokumentierte Lead-Schnittstelle mit Fotos und Unterlagen direkt als Projekt in HERO.
  • CraftnoteAPIFotos und Berichte zum Projekt per REST-Schnittstelle, Änderungen kommen per Webhook zurück.
  • mfrSchnittstelle auf Anfragemfr nennt offene Schnittstellen, eine öffentliche Doku haben wir nicht gefunden. Ob sie für Ihren Ablauf passt, prüfen wir im Audit.
  • Outlook / Microsoft 365Mail-EbeneAnfragen und Kundennachrichten laufen direkt über Ihr Postfach.
  • WhatsAppAPIAnfragen und Störungsmeldungen per WhatsApp Business landen im selben Ablauf.

Keine offizielle Partnerschaft, die Namen gehören den jeweiligen Herstellern. Was bei Ihnen technisch geht, prüfen wir im Audit.

Der Vergleich

Was eine Branchensoftware allein nicht abdeckt.

Branchensoftware löst Angebote, Aufträge und Rechnungen. Hochtakt verbindet die Schritte davor und danach: Anfrage, Förderung, Netzbetreiber und Nachweise.

Was eine Branchensoftware allein nicht abdeckt.
MerkmalExcel & PapierBranchensoftware alleinMit Hochtakt
Anfragen mit Verbrauch, Fotos und PLZneinteilweiseja
Angebote, Aufträge und Rechnungen an einem Ortneinjaja
Förderschritte und Netzbetreiber nachhaltenneinteilweiseja
Kunden über Förder- und Montagestatus informierenneinteilweiseja
Marketing und Recruiting aus einer Handneinneinja
Betrieb und Anpassungen mit festem Ansprechpartnerneinteilweiseja
Ohne Wechsel der Branchensoftwarejajaja

ja teilweise nein

Vereinfachte Übersicht. Anbieter wie Label, pds oder mfr bauen ihren Funktionsumfang laufend aus. Wir binden sie ein, statt sie zu ersetzen.

Der Ablauf

Vom kostenlosen Audit zum laufenden Abo.

Erst prüfen wir den Ist-Zustand. Dann setzen wir die größten Hebel um, Automation und Marketing aus einer Hand.

  1. 01

    Kostenloses Audit

    60 Min. per Video

    Wir analysieren Prozesse, Marketing und Recruiting im Ist-Zustand. Kostenlos und unverbindlich.

    Ihr Beitrag: Sie bringen einen typischen Heizungstausch mit, von der Anfrage bis zur Rechnung.

  2. 02

    Fahrplan mit den 3 größten Hebeln

    binnen einer Woche

    Sie bekommen die 3 Maßnahmen mit der größten Wirkung, mit Aufwand und Reihenfolge.

    Ihr Beitrag: Sie entscheiden, womit wir starten.

  3. 03

    Abo-Start

    2–4 Wochen

    Die erste Automation geht live und Ihr Marketing läuft. Wir messen vorher und nachher.

    Ihr Beitrag: Sie stellen Beispiele und eine Ansprechperson.

  4. 04

    Monatlich ausbauen

    jeden Monat

    Im Monatsreview sehen Sie die Kennzahlen. Danach folgt die nächste Automation oder Kampagne.

    Ihr Beitrag: Sie entscheiden, was als Nächstes kommt.

Das Angebot

Ein Abo für Prozesse und Marketing.

Nach dem Audit wissen Sie, was sich lohnt. Dann starten Sie mit einem festen Monatspreis statt mit einem Projekt.

Hochtakt Starter für SHK-Betriebe

Für SHK-Betriebe, die Büroarbeit rund um den Heizungstausch automatisieren und Monteure gewinnen wollen.

Fester MonatspreisDen Preis nennen wir Ihnen nach dem Audit, passend zu Ihrem Umfang.

  • Monatlich kündbar
  • Keine Setup-Gebühr

Enthalten

  • Kostenloses Audit und Fahrplan vorab
  • Erste Automation (zum Beispiel Wärmepumpen-Anfrage oder Förder-Lotse) im ersten Monat eingerichtet und betrieben
  • Fester Monatsumfang für Marketing und weitere Automationen, im Angebot festgelegt
  • Betrieb und Anpassungen der laufenden Abläufe durch uns
  • Monatliches KPI-Reporting

Das Audit ist kostenlos und verpflichtet zu nichts.

FAQ

Die wichtigsten Fragen vorab.

Was Betriebe vor dem ersten Gespräch wissen wollen. Alles Weitere klären wir im Audit.

Kostenloses Audit anfragen

Kostenloses Audit

In 60 Minuten wissen Sie, wo Ihre Hebel liegen.

Wir schauen auf Ihre Abläufe vom Heizungstausch bis zur Wartung, auf Ihr Marketing und Ihr Recruiting. Sie bekommen eine schriftliche Zusammenfassung mit Fahrplan. Kostenlos und unverbindlich.

Wo drückt es am meisten? Mehrfachauswahl

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60 Minuten per Video, danach eine schriftliche Zusammenfassung. Kostenlos und unverbindlich.

Wo drückt es am meisten? Mehrfachauswahl

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